3 passos para ter um setor financeiro mais estratégico na sua escola

Conciliação de contas bancárias, dar baixas nos recebimentos, contas a pagar…
Quando você pensa no dia-a-dia do setor financeiro de uma escola, você lembra de muitas tarefas repetitivas e que exigem alta concentração.
Além desse alto volume de atividades operacionais, as escolas também sofrem com problemas relacionados aos erros humanos associados a elas.
Não apenas os gestores, mas o time financeiro também tem dificuldades de lidar com as altas responsabilidades e a carga de trabalho associada à rotina do setor.
A solução, segundo os especialistas em gestão escolar, está em fazer com que o setor financeiro tenha uma abordagem mais estratégica e menos operacional.
Planejar, integrar e automatizar são as prioridades para as escolas que buscam ter um financeiro com mais resultados.
Quer saber como aplicar isso na sua escola? Continue a leitura!

#1 – Planejar
O primeiro pilar de toda a melhoria nos resultados do setor financeiro da sua escola está no planejamento.
Mas não se confunda: a gestão escolar não envolve apenas a definição de metas e objetivos a serem alcançados no final do ano letivo.
Neste momento, enquanto gestor escolar, é importante verificar se todos os recursos disponíveis para um bom resultado estão disponíveis.
Meu time está com quantidade correta de pessoas?
Eles utilizam sistemas/plataformas adequados às necessidades?
Eles estão bem treinados para desempenhar suas funções?
Eles estão motivados?
Para facilitar a visualização, vale a pena investir em ferramentas como o mapeamento dos principais processos e atualização do organograma da empresa e do setor.
Com isso, ficarão mais claros os fluxos de pessoas e informações ao longo do setor.
Além disso, registre todas as oportunidades de melhorias colhidas na observação dos processos e durante entrevistas com todo time.
#2 – Automatize
Após observar o que pode ser melhorado no setor financeiro da sua escola, considere eliminar tarefas repetitivas.
Caso elas sejam necessárias, é a hora de pensar em quais delas poderiam ser executadas de forma automática com o auxílio da tecnologia.
Essas 3 tarefas são ótimas candidatas a serem automatizadas:
- Gestão de cobranças;
- Conciliação bancária;
- Gestão de pagamentos da cantina, uniforme e escolinhas.
Considere as opções no mercado, calculando o custo-benefício e a economia de tempo e dinheiro que sua escola pode ter ao não depender do trabalho manual para estas tarefas.
Soluções como a Youpay podem reduzir em até 50% o tempo gasto com tarefas desnecessárias, além de promoverem ótimos painéis de gestão e funcionalidades para o relacionamento com os pais.
#3 – Integre
De forma complementar ao passo anterior, invista em integração entre as diferentes plataformas utilizadas pela escola.
Neste sentido, quanto menos melhor. Busque alternativas que possam eliminar ou reduzir a quantidade de conferências a serem realizadas.
Para entender a real mudança no seu processo atual, faça o mapeamento do processo futuro, ou seja, desenhe como as coisas aconteceriam depois de automatizar e integrar as atividades.
Este cenário faz sentido para você?
O fluxo de informações ficaria mais objetivo?
Na prática, o seu time economizaria tempo?
Eles ficariam ociosos após isso?
Com a utilização da Youpay, muitas escolas tiveram até que realocar pessoas do time financeiro para os setores por ter tornado o processo automatizado e integrado com sucesso.

Como a Youpay pode te ajudar a implementar um financeiro mais estratégico?
A Youpay nasceu para auxiliar os gestores escolares a terem melhores resultados com o uso da tecnologia. Tudo isso para tornar a gestão financeira um processo sem dores de cabeça.
Integre, automatize e cresça com soluções personalizadas para a sua escola.
No final do dia, além de professores, pais e alunos mais satisfeitos, você terá mais tempo para focar no que importa – preparar a gestão da sua escola ser cada vez mais estratégica.
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