3 passos para ter um setor financeiro mais estratégico na sua escola

Conciliação de contas bancárias, dar baixas nos recebimentos, contas a pagar…

Quando você pensa no dia-a-dia do setor financeiro de uma escola, você lembra de muitas tarefas repetitivas e que exigem alta concentração.

Além desse alto volume de atividades operacionais, as escolas também sofrem com problemas relacionados aos erros humanos associados a elas.

Não apenas os gestores, mas o time financeiro também tem dificuldades de lidar com as altas responsabilidades e a carga de trabalho associada à rotina do setor.

A solução, segundo os especialistas em gestão escolar, está em fazer com que o setor financeiro tenha uma abordagem mais estratégica e menos operacional.

Planejar, integrar e automatizar são as prioridades para as escolas que buscam ter um financeiro com mais resultados.

Quer saber como aplicar isso na sua escola? Continue a leitura!

#1 – Planejar

O primeiro pilar de toda a melhoria nos resultados do setor financeiro da sua escola está no planejamento.

Mas não se confunda: a gestão escolar não envolve apenas a definição de metas e objetivos a serem alcançados no final do ano letivo.

Neste momento, enquanto gestor escolar, é importante verificar se todos os recursos disponíveis para um bom resultado estão disponíveis.

Meu time está com quantidade correta de pessoas?

Eles utilizam sistemas/plataformas adequados às necessidades?

Eles estão bem treinados para desempenhar suas funções?

Eles estão motivados?

Para facilitar a visualização, vale a pena investir em ferramentas como o mapeamento dos principais processos e atualização do organograma da empresa e do setor.

Com isso, ficarão mais claros os fluxos de pessoas e informações ao longo do setor.

Além disso, registre todas as oportunidades de melhorias colhidas na observação dos processos e durante entrevistas com todo time.

#2 – Automatize

Após observar o que pode ser melhorado no setor financeiro da sua escola, considere eliminar tarefas repetitivas.

Caso elas sejam necessárias, é a hora de pensar em quais delas poderiam ser executadas de forma automática com o auxílio da tecnologia.

Essas 3 tarefas são ótimas candidatas a serem automatizadas:

Gestão de cobranças;
Conciliação bancária;
Gestão de pagamentos da cantina, uniforme e escolinhas.

Considere as opções no mercado, calculando o custo-benefício e a economia de tempo e dinheiro que sua escola pode ter ao não depender do trabalho manual para estas tarefas.

Soluções como a Youpay podem reduzir em até 50% o tempo gasto com tarefas desnecessárias, além de promoverem ótimos painéis de gestão e funcionalidades para o relacionamento com os pais.

#3 – Integre

De forma complementar ao passo anterior, invista em integração entre as diferentes plataformas utilizadas pela escola.

Neste sentido, quanto menos melhor. Busque alternativas que possam eliminar ou reduzir a quantidade de conferências a serem realizadas.

Para entender a real mudança no seu processo atual, faça o mapeamento do processo futuro, ou seja, desenhe como as coisas aconteceriam depois de automatizar e integrar as atividades.

Este cenário faz sentido para você?

O fluxo de informações ficaria mais objetivo?

Na prática, o seu time economizaria tempo?

Eles ficariam ociosos após isso?

Com a utilização da Youpay, muitas escolas tiveram até que realocar pessoas do time financeiro para os setores por ter tornado o processo automatizado e integrado com sucesso.

Como a Youpay pode te ajudar a implementar um financeiro mais estratégico?

A Youpay nasceu para auxiliar os gestores escolares a terem melhores resultados com o uso da tecnologia. Tudo isso para tornar a gestão financeira um processo sem dores de cabeça.

Integre, automatize e cresça com soluções personalizadas para a sua escola.

No final do dia, além de professores, pais e alunos mais satisfeitos, você terá mais tempo para focar no que importa – preparar a gestão da sua escola ser cada vez mais estratégica.